Business Continuity Management im Mittelstand

Business Continuity Management im Mittelstand

Während große Unternehmen sich seit vielen Jahren mit Themen wie „Notfallplanung“, „Krisenmanagement“ und ähnlichen beschäftigen, ist die Praxis im Mittelstand häufig eine völlig andere. Überschaubare organisatorische Strukturen, permanenter Kostendruck und begrenzte Ressourcen erlauben es kleinen und mittelständischen Firmen nicht, umfassende Managementsysteme mit entsprechender Dokumentation und Zertifizierung einzurichten.

Ungeachtet dessen kann eine Störung oder Unterbrechung des Geschäftsbetriebs sehr teuer werden. Neben unmittelbaren finanziellen Schäden stehen Reputations- und Rechtsfolgen im Raum. Während Großkunden auf Basis vertraglicher Anforderungen Forderungen geltend machen, baut sich oft eine Welle der Kritik in sozialen Netzwerken auf, die über Tage anhalten kann. Es ist erfahrungsgemäß schwierig, einen solchen Prozess ohne vorherige Planung und Vorbereitung zu kontrollieren. Betrachtet man betroffene Unternehmen etwa ein bis zwei Jahre nach einem kritischen Vorfall, so sprechen die Spuren im Jahresabschluss eine deutliche – negative – Sprache:

  • GuV: fast immer sind Einbußen auf Ebene des Rohertrags bzw. Betriebsergebnisses erkennbar
  • Fremdkapital: Zinslasten steigen durch Risikoaufschläge der Fremdkapitalgeber
  • Verbindlichkeiten: Linien werden konservativ zurückgeführt, es entsteht Liquiditätsdruck
  • Kreditoren: Ziele verschieben sich konservativ, teils bis hin zu Barzahlung oder Vorkasse

Ungeachtet der Berechtigung eines solchen Vorgehens entsteht bei vielen Geschäftspartnern oft der Eindruck, das Unternehmen sei durch Störungen oder Vorfälle geschwächt. Daher ist es zwingend erforderlich, bereits vor Eintritt einer Krise Maßnahmen zu treffen, um einen überzeugenden Umgang und jederzeitige Kontrolle auch öffentlich belegen zu können.
Das betriebliche Kontinuitätsmanagement (engl. Business Continuity Management) fasst die landläufig bekannten Methoden der Notfall- und Krisenplanung in einem einfachen und praktischen Rahmenwerk zusammen. Bei richtiger Anwendung eignet sich das BCM auch für kleine und mittelständische Unternehmen, ohne einen kostenintensiven Papiertiger zu schaffen. Im Gegensatz zum sehr hohen Aufwand bei der Nutzung traditioneller Managementsysteme (beispielsweise ISO 9000ff) kann im BCM vollkommen pragmatisch vorgegangen werden – die Frage einer späteren Zertifizierung kann zunächst offen bleiben.

Vorgehen

Kleine und mittelständische Unternehmen haben gegenüber großen Organisationen den entscheidenden Vorteil, dass das Wissen über kritische Prozesse, Vermögensgegenstände und Ressourcen im Regelfall vollständig vorliegt. Diese Überschaubarkeit hilft dabei, die ersten Phasen eines BCM (insbesondere die Schadens- und Auswirkungsanalyse sowie die Risikoanalyse) mit geringerem Aufwand zu betreiben. Ziel ist dabei ausdrücklich nicht (!) das Zusammentragen möglichst vieler Ereignisse und Bedrohungen. Vielmehr muss festgestellt werden, wo das Unternehmen verwundbar ist, wenn (aus was immer für Gründen!) eine Störung oder Unterbrechung eintritt. Anhand der Zahlen aus BWA und Controlling ist dieser Schritt bei näherem Hinsehen schnell und verlässlich zu erledigen. Immaterielle Schäden – Reputation, Wettbewerb, Kundenwahrnehmung – können ebenfalls aus der betrieblichen Erfahrung heraus abgeschätzt werden.
Wenn die Schwachstellen und Risiken nach Abschluss der ersten Phase bekannt sind, ist eine Strategie festzulegen, die mögliche Maßnahmen und notwendige Investitionen dem verbleibenden Restrisiko gegenüberstellt: man kann sich nicht gegen alles schützen, aber wieviel Schutz ist zu vertretbaren Kosten sinnvoll? Auch hier haben kleine und mittelständische Firmen den Vorteil, die Zahlen und Konsequenzen vergleichsweise besser überschauen zu können als Großkonzerne.
Auf der Grundlage der strategischen Festlegung besteht Planungssicherheit für einzelne Absicherungslösungen, die für besonders kritische Teile des Unternehmens in Einzelheiten umgesetzt werden. Dies ist die eigentliche „Notfallplanung“ im hergebrachten Sinne. Für jede Lösung und jeden Plan ist allerdings – anhand der vorherigen Phasen – eine klare Einordnung hinsichtlich Notwendigkeit und Aufwand gegeben.
Die abgeschlossenen und implementierten Lösungen und Pläne werden in regelmäßigen Zeitabständen in geeigneter Form getestet und durch Übungen überprüft. Diese Phase des BCM ist absolut unerlässlich, um die Wirksamkeit der jeweiligen Lösung zu prüfen und die Notwendigkeit gezielter Verbesserungen (Investitionen) präzise zu erkennen.

Lebenszyklus

„Rom ist nicht an einem Tag erbaut worden“, sagt ein altes Sprichwort. Auch im BCM gilt, dass zwar alle Phasen des Vorgehensmodells zu durchlaufen sind. Gerade im Mittelstand muss dies jedoch in verkraftbaren Zeiträumen und mit vertretbarem Aufwand geschehen. In der Praxis reicht ein Jahr hierfür nicht aus, und Projekte des Typs „Kraftakt“ bleiben oft erfolglos. Auch bei bestehenden Anforderungen der Kunden oder der Revision ist es erfahrungsgemäß wichtiger, einen sinnvollen jährlichen Fortschritt zu melden, als zum Jahresende ein mehr schlecht als recht funktionierendes „fertiges“ BCM-Projekt zu präsentieren, das Tests und Übungen nicht standhält.
Ein erfolgreiches Vorgehen sieht somit eher ein mehrjähriges Programm vor, in dem einzelne Projekte zum Thema BCM sauber abgearbeitet werden. Als Faustregel gilt, dass bei einem Beginn „von null an“ durchaus bis zu drei Jahre benötigt werden, um ein vollständiges und mehrfach getestetes BCM zu implementieren. Auch Großunternehmen mit vergleichsweise anderer Investitionsneigung und massivem Ressourceneinsatz brauchen erfahrungsgemäß viele Jahre, um einen hohen Reifegrad zu erreichen.
Der Lebenszyklus ist somit ein entscheidender Erfolgsfaktor für das BCM in kleinen und mittelständischen Firmen. Viele Unternehmen entscheiden sich gerade in den ersten Durchläufen eines solchen Zyklus für die Begleitung durch externe Berater, um „auf Kurs zu bleiben“. Die externe Begleitung stellt überdies sicher, dass sich das Unternehmen hinsichtlich Industriestandards, Erwartungen der Revision und anderen externen Anforderungen richtig positioniert und nicht durch scheinbare Sachzwänge getrieben wird.

Dokumentation

Aus den Phasen des BCM folgt zwangsläufig die Erstellung einer Dokumentation für Notfallpläne, Lösungen und andere Teilergebnisse aus Projekten. Gerade in kleinen und mittelständischen Unternehmen wird diese oft in einfachen Office-Dateien aufgesetzt und führt über kurz oder lang zu enormen Problemen. Immer mehr Vorlagen müssen mit immer detaillierteren Daten befüllt werden, und die Aktualisierung solcher Daten nimmt mehr und mehr Zeit in Anspruch. Diese „Perfektionsfalle“ gilt es zu überwinden, da sonst sehr rasch veraltete und nicht funktionierende BCM-Dokumente im Unternehmen kursieren.
Auch für sehr kleine Unternehmen empfiehlt sich daher unbedingt der Rückgriff auf spezialisierte Software, die ein BCM richtig abbilden kann und die Ergebnisse in standardisierter Form festhält. Hier hat die Beratungs- und Softwarebranche in den letzten zehn Jahren erfreuliche Fortschritte gemacht. Selbst für BCM-Lösungen, bei denen eine Person die Dokumentation in Teilzeit pflegt, kann professionelle Software als Cloud-Lösung für einen geringen monatlichen Betrag „schlüsselfertig“ bezogen werden. Für den größeren Mittelstand skalieren die am Markt verfügbaren Softwaretools bis hin zu größeren Unternehmenslösungen mit eigenen Servern und mehreren hundert Usern. Positiv zu bewerten ist, dass auch deutsche Softwarehäuser mit persönlichem Support am Markt vertreten sind – für kleinere und mittelständische Firmen ist ein direkter Kontakt und Vor-Ort-Support verlässlich gegeben.

Fazit

Während das BCM in der Vergangenheit eher großen Unternehmen vorbehalten war, sind nun auch KMU gefordert, entsprechende Konzepte und Maßnahmen umzusetzen. Das Argument hoher Kosten und Aufwände ist nicht länger gültig und wird im Zweifelsfall auch in rechtlichen Auseinandersetzungen nicht mehr anerkannt. Methoden und Tools sind mittlerweile auch für KMU in den Bereich des pragmatisch Machbaren gerückt. Die externe Beratung und Unterstützung in den deutschsprachigen Ländern ist mittlerweile durchaus auch ohne ausufernde Beratungshonorare verfügbar und nachweislich erfolgreich. BCM als notwendige Absicherung im unternehmerischen Geschehen sollte unabhängig von der Unternehmensgröße auf der Tagesordnung der Geschäftsführung stehen, zumal auch die gesetzlich gebotene kaufmännische Sorgfalt und Vorausschau dies eigentlich schon immer fordert.

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