5. Passgenaue Kommunikationsmaßnahmen erarbeiten.
Es gibt leider nicht „den Kommunikationsplan“ für alle Change-Projekte. Dennoch stellt  sich die Frage – richtig kommunizieren, aber wie? Aus diesem Grund sollten Sie als Projektleiter und Ihr Team vor der Erarbeitung von Kommunikationsmaßnahmen folgende Fragen beantworten:
–Was sind die geeigneten Kommunikationsmaßnahmen für Vorbereitungs- und Durchführungs- sowie die Projektabschlussphase?
-Für welche Zwecke werden diese Maßnahmen eingesetzt?
–Wann und in welcher Reihenfolge soll man was kommunizieren?
Einen wesentlichen Punkt haben viele Projektleiter und Projektteams bei diesem Schritt außer Acht gelassen und zwar die Berücksichtigung der festgelegten Ziele und  Mitarbeiterbedürfnisse/ Probleme. Mit anderen Worten müssen Kommunikationsinhalte und -instrumente zielorientiert und auf die Bedürfnisse der Zielgruppen abgestimmt sein.
–  Einerseits um bei der Wahl die richtigen Maßnahmen zu treffen, sollte man sich im Klaren sein, was man mit seiner Kommunikation in der jeweiligen Projektphase erzielen möchte. Als Orientierung empfehlen wir, die festgelegten Ziele nochmals anzuschauen. Anhand dieser Ziele sollten bzw. könnten Sie die Instrumente sinnvoll auswählen. Denn die Ziele bestimmen die Kommunikationsmaßnahmen und nicht umgekehrt.
– Andererseits ist  vorher auch die Frage zu klären: Mit welchen Instrumenten kann man die Botschaft vermitteln, so dass die Bedürfnisse der Zielgruppen befriedigt werden?  Für ein Projekt möchten Sie die betroffenen Mitarbeiter z.B. nur über den neuesten Stand des Projekts informieren. Hier reichen meist  die weniger aufwendigen Maßnahmen wie Rundschreiben oder Werkszeitung, schwarzes Brett aus. Alle anderen  aufwendigen Instrumente wie zusätzlicher Workshop oder Einzelgespräch wären hier ein Overkill.
Die Kunst der Ausarbeitung von geeigneten Kommunikationsmaßnahmen ist es, einen Mix von verschiedenen Instrumenten zu finden, so dass man am Ende des Tages ein erfolgreiches Gesamtergebnis durch einen gelungenen  Projektablauf konstatieren  kann. Dabei ist es empfehlenswert, den Kommunikations-Mix so zu kreieren, dass zum Einen eine richtige Mischung aus leichten Anstößen und intensiver Auseinandersetzung entsteht und zum Anderen jedes Kommunikationsinstrument zu dem jeweiligen Zweck passt. Mit Ergebnis der passgenau erarbeiteten Kommunikationsmaßnahmen sollte möglichst das gesamte Projektteam  einverstanden sein, denn dadurch steht später jeder Mitwirkende bei der Umsetzung hinter dem  Konzept.
Außerdem ist es sehr wichtig, die Management Attention einzuholen. Das Top-Management sollte Teilverantwortung übernehmen, auch die verbindlichen Anforderungen der ausgearbeiteten Maßnahmen akzeptieren und vielleicht für sich  selbst umsetzen. Nur wenn das Top-Management dahinter steht, können Sie als Projektleiter und Ihr Team die ausgewählten Kommunikationsmaßnahmen ohne Einschränkung durch übergeordnete Funktionsträger erfolgreich durchführen.
6. Umsetzung und Erfolgskontrolle
Nun ist der Startschuss für die Umsetzung  gekommen.  Der von Ihnen und Ihrem Team ausgearbeitete Vermarktungsplan kann endlich realisiert werden. Gehen wir davon aus, dass Sie bis zur Mitte der Durchführungsphase einige Aktionen realisiert haben. Sie haben sozusagen die Hälfte der Strecke geschafft.  Dabei stellen Sie sich bestimmt einige Fragen wie:
–        Waren umgesetzten Maßnahmen erfolgreich? Oder haben sie ihre Wirkung verfehlt?
–        Ist die Botschaft bei den internen Kunden angekommen? Haben sie sie verstanden?
Mit Hilfe von Erfolgskontoll-Systemen können Sie prüfen, ob die Planung der Wirklichkeit entspricht. Hier wird z.B. verglichen:
–        Welche Ziele sind erreicht worden und welche nicht?
–        Wie sehen der Zeit- und Ablaufplan der Kommunikationsaktionen in der Realität aus? Hinkt man dem Plan hinter her?
Das Erfolgskontroll-System gewährt es Ihnen frühzeitig die Abweichung zu erkennen, wenn sich die Dinge anders entwickeln als geplant. Außerdem hilft Ihnen das System als solches die Zielorientierung des gesamten Projekt-Prozesses zu verbessern und ihn auch wirkungsvoller und schneller zu gestalten. Liegt ein Änderungsbedarf auf Grund  gravierender Abweichungen oder Irritationen in der Planung vor, können die Ziele, die Strategie und damit auch die Maßnahmen angepasst werden. Das Ergebnis der Erfolgskontrolle beschleunigt auch die Entwicklung, denn es übt den  Erwartungsdruck aus, dass das, was  auf dem Papier festgehalten wird, auch umgesetzt werden muss.
Jede Kommunikationsmaßnahme kann mit Hilfe von dazugehörigen Kennzahlen oder qualitativen Methoden den Erfolg messen. Dafür erweist sich z.B. die Mitarbeiterbefragung (schriflich, telefonisch oder als Diskussionsrunde) für die Messung von Zufriedenheit oder Verständnis der übermittelten Botschaft  als sehr hilfreiche Methode.
Fazit: Die zielgruppenorientierte Vermarktung eines Change-Projekts bietet Ihnen folgenden Nutzen:
–        Breite Unterstützung bei den Stakeholdern des Projekts ( Mitarbeiter, Auftraggeber, künftige Users, etc.)
–        Effizienter Einsatz von Ressourcen
–        Einsparung von Kosten
–        Interner Informationsaustausch (innerhalb der Projektgruppe)
–        Effizienter Abstimmungsprozess und schnelle Entscheidung
–        Schnellerer Zugriff der Projektbeteiligten auf Informationen, die für die erfolgreiche Durchführung notwendig sind
–        Umgehen von Widerständen der beteiligten und betroffenen Menschen.
–        Erhebliche Kunden-oder Mitarbeiterzufriedenheit/ und Motivation aller Mitwirkenden im Projekt durch zielgruppengerichtete Kommunikationsmaßnahmen.
„Der Erfolg der Kommunikation hängt nicht nur von dem ab, was übermittelt wird, sondern von dem, was im Empfänger geschieht.“ In diesem Sinne wünschen wir Ihnen viel Erfolg bei der Vermarktung von Change-Projekten